• 假设你是高雄一家钢铁公司品管部门的督导员,你管辖着十位品管员;公司当局为了促销,接受各种不同规格的订单,所以产品规格时常变动。除了品管之外,你必须配合研究发展部门积极测试产品的新用途;总之,你的职责繁多,整天紧张忙碌,感受沉重的工作压力。可是,每天下班后,你回顾一天的工作绩效,欲乏善可陈。
• 你每天都会遭遇一连串的干扰,包括:其它部门督导员随时冲进你办公室追查品管结果、品管员的技术问题、设计人员的品管问题、以及上司与你洽谈产品规格的变更等等,此外,你还需接听许多电话。你应如何应付这些干扰呢?那些干扰阻碍了你的效率?能否减少干扰呢?
解决之道
• 间歇性的干扰最足以耽误时间,破坏生产力,使你永远无法做好剩余的工作;所以,你必须坚强起来。如果干扰实在太多,你将发现你一事无成,或一事须分成好几段完成。
• 可以延后或可完全规避的干扰你应努力控制;当有人干扰时,你首先须反省说:「我有空吗?」当你忙碌且不希望被打扰时,无妨紧闭房门。同时,为了规避无谓的寒暄最好不要随意注视他人,在今日的社会里许多寒暄是不必要的。
• 如果你仍继续受到其它督导员的打扰,那么从今天起每天安排固定时间与他们会面;不久之后,他们将发现有些会谈是不必要的。至于回避部属干扰之道是,规定由你在空档间前去造访,不准部属主动去打扰你;一旦部属知道你会在固定时间前来巡视,部属可把问题留待到固定时间。简言之,身为督导员的你,应定时追部属工作进度。
• 至于上司的打扰,最好不要试图规避,否则上司会误以为你欠缺工作热忱或不愿接受挑战。
• 规避电话干扰之道是,当你忙碌时,由他人代你接电话;至于你必须亲自接听的电话,请对方以后固定在你最方便的时间打来。
• 而对于不可避免的干扰,应全心全力应付。情绪急燥或心不在焉适足以破坏沟通效果,终而影响人际关系。因此,除非你愿意专心对付某项干扰,否则暂时先规避一下;同时尽力控制他人干扰的时间(愈短愈好) 。